Статистики - научная заумь или рабочий инструмент?

Информация может быть не достоверна

Б.Акунин

И это правильно, так как в текущей ситуации на рынке, где предложение чаще всего превышает спрос, их стараниями во многом и живет компания. Но почему-то работники других подразделений не всегда с этим согласны. Ведь, как говорилось в известном российском мультике, «чтобы продать что-нибудь ненужное, нужно сначала купить что-нибудь ненужное»... или же сделать его самим, на своем собственном производстве. А перед этим еще спроектировать и разработать это самое «ненужное», закупить комплектующие, разработать рекламу, продвинуть товар на рынок... И все это оформить документально и финансово, и юридически. И, к тому же, весь персонал, трудящийся над этими вопросами, надо накормить, убраться в цехах и офисах. И, таким образом, этот ряд становится нескончаемым. 

Шутки шутками, но руководитель реально сталкивается с вопросами, каким образом анализировать работу компании, что является основанием для вознаграждения или взыскания, кого продвинуть по карьерной лестнице, а кого, наоборот, временно понизить или вообще уволить из-за несоответствия занимаемой должности. Отличным решением для всех этих вопросов является управление на основе статистик - одно из важнейших составляющих Hubbard Management System (системы управления Хаббарда). Именно об этом я и предлагаю поговорить подробно, разобраться во всех нюансах. С начала мы обсудим в общем, как их правильно составлять, а в следующих статьях вы узнаете, что делать, когда они ведут себя тем или иным образом. И обязательно будут задания на дом, которые желательно выполнять, чтобы научиться на практике использовать теорию. 

Итак, для начала разберемся, что же такое статистика. Само слово «статистика» происходит от латинского status, обозначавшего состояние дел. Первые примеры использования статистики можно найти еще в Библии, где подсчитывается количество людей в разных племенах. А первые опубликованные статистические данные были обнаружены на шумерских глиняных табличках (2-3 тысячелетие до нашей эры). 

В самом начале под статистикой понимали именно описание экономического и политического состояния государства или его части (отсюда и итальянское stato - государство и statista - знаток государства). Но позже термин «статистика» стал использоваться намного шире. Уже Наполеон Бонапарт говорил, что «статистика — это бюджет вещей». Тем самым статистические методы были признаны полезными не только для административного управления, но и для применения на уровне отдельного предприятия. А в конце 19 века наш великий химик Дмитрий Менделеев писал:«Грубую форму статистики поэты когда-нибудь облекут в стихи, потому что цифрами открывается сила, власть, людские слабости и много других сторон мира». 

Если зайти на страничку Wikipedia, посвященную статистике, то голова начинает кружиться от обилия научных терминов, обозначающих различные методы и классификации сбора и распределения данных. Мы же будем использовать статистику в очень простом варианте, не пытаясь предсказать по ней будущее. Давайте научимся исследовать и анализировать с помощью нее прошлое и настоящее, а также влиять на будущее путем конкретных шагов и действий. Ведь согласитесь, управлять на основании объективных показателей намного легче, чем делать это вслепую, используя собственные подчас субъективные ощущения и эмоции, и наносить этим вред своей собственной компании. 

Каждый человек в вашей компании производит на своем посту какой-то определенный продукт. Для директора по персоналу это будет количество новых сотрудников, для менеджера по продажам - сумма оплаченных счетов, для бухгалтера - количество полностью оформленных сделок и т.д. Именно этот продукт и подсчитывается. И самое главное, на что направляется внимание, это не то, насколько, например, один продавец продал больше другого (хотя и это тоже принимается во внимание), а то, насколько конкретный человек увеличил свой собственный показатель за день, за неделю, за месяц и т.д. 

Для того, чтобы наглядно видеть изменение результатов во времени, нужно правильно оформить лист со статистиками. И первое, что мы делаем, - выбираем правильный масштаб. 1. Определяем самую маленькую величину, куда может опуститься показатель вашего продукта. Это не всегда будет ноль, так как существуют продукты, без которых невозможно существование бизнеса как такового. 2. Устанавливаем самую большую величину, исходя из ваших собственных ожиданий и прогнозов на ближайшие 3 месяца (если график отмечается еженедельно). 3. Вычитаем то, что получилось в п.1, из того, что получилось в п.2 4. Разбиваем вертикальную ось графика на деления в соответствии с тем, что получилось в п.3. Такой масштаб позволит реально взглянуть на вещи и увидеть воочию и ваши провалы, и ваши победы! 

     

Статистики разрабатываются для каждого человека в организации, причем на некоторых постах их может быть несколько - основные (по продукту) и дополнительные (по подпродуктам). Подпродукты - это промежуточные продукты, которые необходимы для получения основного.

Так наши менеджеры по продажам кроме основной статистики (сумма оплаченных счетов) имеют дополнительные статистики - сумма выставленных счетов, количество произведенных звонков, написанных писем и т.д. И как раз дополнительные статистики, анализирующиеся начальником отдела на ежедневной основе, помогают оперативно вносить какие-либо изменения, назначать дополнительные тренировки продавцу и т.д. 

Все сотрудники вашей компании объединены в различные отделы в зависимости от того, какие функции они исполняют. И их личные основные статистики, объединяясь в один поток, формируют главные статистики отдела (ГСО). И вот их уже анализирует руководство компании для оперативного управления, планирования дальнейшей деятельности и т.д. 

Главная статистика отдела необходима для того, чтобы понять, насколько продуктивен именно этот конкретный отдел. Если упадет статистика в одном отделе, это, как «эффект домино», вызывает падение статистик в других отделах, ведь они все взаимосвязаны и работают как слаженный живой организм. И даже если у вас сеть магазинов, и падение продаж в одном из них не очень влияет на остальные, на общих показателях компании (да и на взаимоотношениях в коллективе) это точно скажется. Ведь «объем производства – это всего лишь совокупность объемов производства отдельных сотрудников и отделов» (из работ Л. Рона Хаббарда). 

Например, если у вас упала статистика исходящего потока в отделе распространения, продвижение вашего продукта на рынок замедлилось или совсем приостановилось, то как вы думаете, как скажется это на работе других? Продажи новым клиентам упадут, остатки на складах увеличатся, производство затормозится... снежный ком. А если вы вовремя по статистикам увидите эту проблему и предпримите необходимые действия оперативно, что ж, все в ваших руках… 

Хотелось бы отметить, что статистики могут быть ежечасными, ежедневными, еженедельными и даже ежемесячными, все зависит от специфики производства и от того, как высоко расположен пост на организующей схеме. И если сам сотрудник контролирует себя ежечасно, то его руководитель может делать это ежедневно. А уж учредителям и топ-менеджерам чаще важна еженедельная статистика, и даже не она сама по себе, а ее тренд за более длительный промежуток времени. 

Тренд - это тенденция статистики к падению, сохранению или росту в течение определенного промежутка времени. Для определения тренда необходимо посмотреть на статистики за несколько недель. «Например, управляющему деятельностью в каком-либо районе следует использовать статистики за три недели, тогда как руководитель, на попечении которого целый континент, используют для управления шестинедельные статистические показатели», - пишет Л. Рон Хаббард в своей работе «Управление на основе статистик». 

Отличным инструментом для поднятия статистик является постановка квот (от лат. quot – сколько) по продукту. Это производственное задание, которое рассчитывается, исходя из предыдущих результатов сотрудника (статистика должна быть растущей), и должно соответствовать реальным возможностям как самого человека, так и предприятия. И, конечно же, выполнение квоты всегда должно поощряться, как и любая растущая статистика. 

Возникает вопрос, а что делать, если никак не получается измерить деятельность кого-то из сотрудников? Для начала нужно четко определить, какой продукт этот человек производит на своем посту, зачем он вообще нужен вашей компании. Если не получается, значит это человек, который у всех на подхвате и ни за что конкретно не отвечает. Надо более четко сформулировать его обязанности, и тогда вы увидите, насколько он полезен (или же бесполезен) для компании.

Предлагаю вам в качестве домашнего задания сформулировать продукт тех сотрудников, которые у вас занимаются «всем сразу», и разработать для них статистику. Поверьте, вас ждет масса замечательных открытий. А после такого сложного задания статистики на производстве, в продажах и в бухгалтерии покажутся вам плевым делом. 

Вы конечно понимаете, что просто нарисовать график и отмечать на нем еженедельные результаты - это еще не значит управлять компанией (или своей жизнью) на основе статистик. В следующих статьях мы рассмотрим разные варианты действий для получения стабильно растущих статистик. 

И напоследок одно важное наблюдение. Действительно производительные сотрудники всегда рады введению статистик, они ими гордятся и с удовольствием демонстрируют. А вот те, кто больше говорит, чем делает, скорее всего будут просто вопить, что это пустая трата времени, и будут всячески противодействовать такой системе управления. 

«Это абсолютно нормально - требовать роста статистик, если вы при этом говорите, какие подпродукты и продукты входят в эту статистику, и даете некоторые указания относительно того, что люди должны делать, чтобы статистики начали расти. Это абсолютно нормально - управлять на основе статистик. И это совершенно нормально - обходиться жестко с теми людьми или теми организациями, которые не поднимают свои статистики на жизнеспособный уровень». (Л. Рон Хаббард)

(по материалам www.businessforward.ru)

Внедрите систему учёта статистик "под ключ" на коучинге "Первый шаг"