Как сделать работу руководителей более эффективной

Информация может быть не достоверна

Основная функция любого руководителя

Для начала хорошо бы прояснить, в чем на самом деле заключается деятельность руководителя. Часто руководителем становится сотрудник, который лучше остальных выполнял работу в какой-то области. При этом не всегда учитывается, что хороший специалист далеко не всегда может быть хорошим руководителем. Специалист может сделать какую-либо работу лучше остальных, поэтому его и считают специалистом. И часто, уже став руководителем, специалист продолжает выполнять работу сам, вместо того чтобы организовывать работу сотрудников. 

Итак, основная задача руководителя - организовывать работу сотрудников так, чтобы работа была выполнена. Важнейший момент, работа должна быть сделана не самим руководителем, а именно сотрудниками. И очень часто добиться этого бывает значительно сложнее, чем сделать все самому. Здесь любой человек, который пытается "заставить" кого-то выполнить работу, сталкивается с таким явлением как человеческий фактор. И если какой-то человек может добиться от кого-либо выполнения работы, то его можно считать руководителем. Если при этом работа выполнена полностью и с минимальными затратами времени и других ресурсов, то это отличный руководитель. А если те, кто выполнял работу, даже не подозревали, что ими кто-то руководит и не испытывали никакого дискомфорта от контроля, то значит в этой области работал гений руководства. Найдите его и повысьте в должности!

Зачем нужны заместители

Руководитель сам не участвует в выполнении работы, а контролирует ее выполнение со стороны. Так он видит всю картину целиком и может вовремя устранить возникшие препятствия и заторы или улучшить технологию выполнения работы. Когда компания становится большой, один руководитель не может с прежней эффективностью уделять свое внимание всем процессам, происходящим в компании, и процессов становится больше, и компания расширяется территориально. Тогда у руководителя появляются заместители. Заместители являются такими же руководителями, но охватывают более узкую, часто специализированную, область деятельность компании. Так появляется, например, заместитель по организационным вопросам или заместитель по производству.

Основные задачи заместителя

1. Знать и понимать политику компании и добиваться ее осуществления в своей области.

2. Представлять в своей области точку зрения руководства компании.

3. Нести полную ответственность за все происходящее в своей области.

4. Знать технологию работы всех подразделений своей области.

5. Координировать работу подразделений в своей области.

6. Уметь разрабатывать тактические планы, согласованные со стратегическим планом компании, и добиваться их осуществления.

Как избавить руководителя от неважной работы.

Хорошие руководители, к сожалению, встречаются редко, с этим согласится любой владелец бизнеса. Возможно, вам повезло, и у вас такой есть. Но эффективность любого руководителя можно свести практически на нет, если завалить его рутинной работой. Часто сотрудники приносят напрямую руководителю большое количество текущих проблем. Решая эти проблемы, руководитель перестает уделять внимание вопросам руководства компанией, и в это время компания оказывается без управления.

Это такая же опасная ситуация, как если бы командир воздушного судна пошел помогать стюардессам разносить напитки. Такая ситуация широко распространена в современном бизнесе. Поэтому если вам удастся освободить своего руководителя от рутины, и он вернется к своей главной деятельности, то ваша компания получит огромное конкурентное преимущество. И один из способов разгрузить руководителя - это предоставить ему персонального помощника. Основная задача такого помощника - оградить руководителя от ненужной информации и неважной работы и помочь ему тем самым эффективнее выполнять свою работу.

Основные функции и навыки помощника руководителя

1. Умение правильно общаться, а именно - умение понять собеседника и донести до него свое сообщение.

2. Знание структуры всей компании и всех ключевых сотрудников и руководителей.

3. Умение найти в компании правильного человека для выполнения необходимой работы.

4. Умение быстро обрабатывать, распределять и передавать поступающую информацию.

5. Знание принятого в компании документооборота.

6. Умение поддерживать порядок на своем рабочем месте и на рабочем месте руководителя, в том числе порядок в информации и документации.

7. Способность самостоятельно решить типовые вопросы с которыми обращаются к руководителю. Умение подготовить решение, под которым руководитель может только поставить свою подпись.

8. Способность определять важность поступающей информации и ограждать руководителя от неважной информации.

9. Способность представить интересы руководителя при его отсутствии на какой-либо встрече, передавая информацию в обе стороны без искажений.

10. Способность контролировать выполнение приказов и распоряжений руководителя, и добиваться их выполнения

Так исторически сложилось в России, что люди, умеющие управлять, не были в большом почете. Самые способные из них подвергались гонениям и даже ссылались в лагеря в середине прошлого века. А само управление ассоциировалась у населения с бюрократией. Поэтому до сих пор еще деятельность руководителя не является ценной по-мнению многих сотрудников. Хотя на самом деле, управление - это отдельная и очень важная функция для любой компании. И если у вас в компании есть человек, который умеет хорошо руководить и направлять деятельность остальных, то вам повезло. Не заставляйте его делать что-либо еще, а, наоборот, постарайтесь избавить его от рутинной работы, предоставив необходимое количество помощников. И тогда ваша компания обретет управление и начнет быстро двигаться к своим целям, успешно преодолевая препятствия на этом пути.

Дмитрий Кайзер